Менеджмент НДО

В світі вже давно склалася думка про те, що краще всього суспільство розвивається тоді, коли громадяни беруть відповідальність за своє соціальне та економічне майбутнє. Як правило, можливість займатись такою діяльністю вони отримують в НДО. Широко розвинута на заході громадська активність в Україні тільки народжується. Щоб підтримати гарні починання іноземні меценати цілеспрямовано вкладають кошти в іде/наших співвітчизників. Серед таких організацій і американський Фонд Євразія. Про основні напрямки діяльності Фонду сьогодні розповідає координатор Київського регіонального представництва Фонду Євразія Інна Філіппова.

Фонд Євразія було створено з метою більш ефективного розвитку ринкових відносин, вдосконалення системи місцевого самоврядування та розвитку громадянського суспільства в країнах СНД. Діяльність Київського представництва обіймає три країни: Білорусь, Молдову та Україну. В даний момент ми підтримуємо цілий ряд ініціатив, заходів, різноманітних тренінгів, курсів, спрямованих на розвиток вищезгаданих напрямків. Якщо говорити про розвиток ринкових відносин (а Фонд Євразія працює в сфері розвитку малого та середнього бізнесу), то тут можна виділити три основні напрямки: сприяння більш ефективному розвитку аграрної реформи в Україні; розвиток туристичної галузі в цілому, і зокрема, зеленого сільського туризму; заходи спрямовані на більш ефективний захист інтелектуальної власності та просування власних ідей щодо цього.

   *      -        НДО-Інформ №2 (14) лютий, 2003

Для реалізації стратегічної мети, як правило, розробляються декілька альтернативних варіантів її досягнення. Кожний варіант являє собою можливий шлях досягнення стратегічної мети і включає в себе певні методи, заходи, дії.

Цей етап планування найбільш творчий. Група, розробляючи стратегію організації, повинна використати різноманітні методи, що активізують розумовий процес: "мозковий штурм", брейнстромінг, метод морфологічного аналізу, метод фок сильних об'єктів та інші.

Наприклад, метод морфологічного аналізу полягає у тому, що спочатку виділяють головні характеристики об'єкту - осі, потім щодо кожної з них записують всякі варіанти - елементи. Так, розглядаючи проблему надання допомоги керівникам підприємств і організацій у підвищенні їх професіоналізму у якості осі можна взяти : створення бізнес - центру, представленого тренерами-консультантам; створення бюро "ноу-хау", що розробляє стандарти в області управління підприємством. Елементами ж для осі "бізнес - центр" будуть: консультації по бізнес - плану;

Проведення семінару-тренінгу по менеджменту, надання інформаційної допомоги підприємствам через мережу Інтернет та ін. Маючи запис, по всіх осях, і комбінуючи поєднання різних елементів, можна отримати достатню кількість можливих варіантів. При цьому у поле зору можуть потрапити несподівані поєднання, які навряд би прийшли у голову.

Сприяє інтенсифікації пошуку альтернативних стратегій і метод контрольних питань, який передбачає для цієї мети список наведених питань, наприклад :

"А якщо зробити навпаки? А якщо змінити функціональну структуру організації?

А якщо мати на увазі не якісні, а кількісні показники, наприклад, збільшити кількість підприємців, які відвідують щотижневі учбові семінари-тренінги?"

При розробці альтернативних стратегій доцільно брати до уваги наступні рекомендації:

•       Недоцільно нарощувати кількість програм, якими вже займаються інші організації. Програма, що пропонується повинна бути оригінальною, новаторською, унікальною.

•       При розробці програм доцільно використати переваги своєї організації і спираючись на них, відпрацьовувати програми, що пропонуються клієнтам.

•       Необхідно рахуватися з потребами своїх потенційних клієнтів ; важливо мати мужність відмовитися від тих напрямів, послуг, які втратили актуальність і привабливість для клієнтів.

 *  - Азарова Т.В. Абрамов Л.К. Стратегічне планування діяльності НДО – Кіровоград:ЦПТІ, 2000 – 92 с., розділ 2.7.

Визначення стратегічних цілей розпочинається з уточнення кінцевої мети (місії) організації. Важливо з'ясувати:

•   чи зберігає свою актуальність мета організації у світлі проведеного аналізу
внутрішнього і зовнішнього оточення?

•   чи відповідає пріоритетний напрямок діяльності організації її загальній меті?
Після коректування та уточнення загальної мети НДО можливе безпосереднє визначення стратегічної мети.

При цьому необхідно враховувати наступне:

а)  стратегічні цілі повинні відповідати місії організації; вони повинні
демонструвати, що ми конкретно бажаємо досягнути у межах реалізації місії.
Наприклад, для здійснення місії організації - «пропаганда здорового способу життя»,
висувається стратегічна мета - "Протягом двох років поліпшити здоров'я дітей на
території свого району шляхом профілактичної освіти батьків";

б)  стратегічні цілі відносяться до категорії первинних і їх необхідно відрізняти від
повторних цілей, тобто конкретних завдань, спрямованих на досягнення первинних
цілей. Наприклад, стратегічною (первинною) метою організації є: «Сприяння розвитку
в Україні інвестиційної діяльності шляхом реалізації учбово-практичного комплексу
по страхуванню довгострокових інвестицій». Для реалізації цієї стратегічної мети
висувається повторна мета, спрямована на її досягнення: "Розробити учбовий курс
«Страхування довгострокових інвестицій і випробування їх у вузах України». Це
завдання є вторинним по відношенню до стратегічної мети і не входить до її розряду.

в)  кількість стратегічних цілей не повинна бути великою. Цілі повинні бути тісно
взаємопов'язані між собою. Єдність і взаємозв'язок стратегічних цілей зумовлені
єдністю місії, на реалізацію якої, вони спрямовані. Наприклад, місія організації:
"Зміцнення життєвої стійкості НДО регіону шляхом активізації процесу між секторного
партнерства" здійснюється завдяки досягненню декількох взаємопов'язаних
стратегічних цілей:

·         перебудова інформаційно-консультативної мережі у державних закладах культури

·         професіоналізація діяльності лідерів та персоналу НДО

·         підвищення рівня інформаційного впливу НДО регіону на соціальне оточення

г)  стратегічні цілі повинні бути реальними і відповідати конкретним умовам
діяльності організації і коштам, що є у її розпорядженні. Наприклад: для організації, яка працює у сільській місцевості і не має відповідного кадрового і технічного потенціалу, не реально у якості стратегічного висувати завдання: "Навчання молоді інформаційним технологіям";

д)  стратегічні цілі повинні бути доступними для перевірки і сконцентрованими на
результатах. Мета може формулювати у якісному або кількісному вимірюванні. Наприклад, мета, що кількісно вимірюється, може бути сформульована таким чином :проведення 20 тренінгів, створення 2 нових територіальних одиниць.

Складніше вимірюються якісні формулювання стратегічних цілей. Наприклад: "допомога керівникам підприємств, організацій у їх рості, розвитку їх здібностей, збагаченню їх знань".

У цьому випадку важче орієнтуватися як по відношенню шкали виміру, так і по відношенню дій, необхідних для досягнення цілей.

Ось чому цілі, сформульовані в якісному виразі, вимагають уточнення, деталізації та конкретизації. У наведеному вище прикладі необхідно було точно визначити, який зміст містить поняття "здібності підприємця".

 *  -  Азарова Т.В. Абрамов Л.К. Стратегічне планування діяльності НДО – Кіровоград: ЦПТІ, 2000 – 92 с., розділ 2.6.

Мета даного етапу стратегічного планування - надати критичний аналіз внутрішнього середовища    організації, визначити її сильні та слабкі сторони.

Автори підручника (Стратегічне планування - Львів: ЗУРЦ, 1998, с. 16) рекомендують при цьому звернути увагу на наступні питання:

1) Складання програм - навички, знання, компетентність, досвід працівників, відповідальних за програми та мають відношення до її реалізації. Чи відповідає їх рівень обсягові та характерові роботи?

2) Фінансове управління ресурсами - формування витрат і прибутків. Чи маєте ви відповідні механізми звітування і контролю?

3) Зовнішні зв'язки - з іншими організаціями, засобами масової інформації, урядом, фінансуючи ми організаціями. Чи сприяє роботі вашої організації рівень управління цими зв'язками? Як покращити управління ними?

4)  Здатність оцінювати - у штатних та позаштатних працівників. Яких оцінок ви потребуєте? Що вам потрібно оцінювати?

5) Людські якості - координація, співпраця, спілкування.

6) Підзвітність (управління) - стосується штатних працівників, джерел фінансування, урядової клієнтури, тих, хто користується вашими послугами. Наприклад, звітування, передача необхідної інформації і зворотній зв'язок тощо.

Більш впорядкований аналіз сильних і слабких сторін організації можна провести шляхом по елементного розгляду внутрішнього середовища організації. Згідно теорії управління, до основних елементів внутрішнього середовища відносяться:

•         людські ресурси;

•         фінансові і матеріальні ресурси;

•         організаційна структура;

•         функціональні елементи організації;

•         організаційна культура.

До людських ресурсів відносяться: кадровий потенціал організації (персонал), члени організації, волонтери. Тут важливо приймати до уваги поведінку окремих працівників, груп, характер поведінки керівників, методи їх роботи в ролі лідера і ступінь їх впливу як на окремих працівників, так і на групи. Головними аспектами індивідуальної оцінки діяльності працівника в процесі стратегічного планування є: знання, здібності, талановитість, потреби, цінності, поведінка, вміння працювати в групі, здібності до самовдосконалення і саморозвитку, розуміння і сприйняття цілей організації. Усі ці взаємопов'язані фактори повинні розглядатися в процесі стратегічного планування, як соціотехнічна підсистема, де зміна одного елементу впливає на інші. При аналізі персоналу важливо звернути увагу на наступні питання:

•         Чи достатня кількість персоналу в організації?

•         Яку кваліфікацію, досвід, знання вони мають?

•         Які мотиви спонукають їх до громадської діяльності?

В процесі стратегічного планування важливо проаналізувати кількісно-якісний склад волонтерів:

•         Чи достатня кількість волонтерів в організації?

•         Яку кількість часу витрачають волонтери на працю в організації?

•         Який досвід і кваліфікацію мають добровольці?

Окрім персоналу і волонтерів деякі організації мають членів. На даному етапі планування важливо встановити, які заходи проводить організація для постійного залучення нових членів, наскільки ефективна ця робота?

Аналіз фінансових і матеріальних ресурсів здійснюється в аспекті встановлення ступеня фінансової стійкості НДО у динамічному оточенні. В цьому розумінні важливо з'ясувати:

•       Як співвідносяться між собою різні програми? Чи вони починаються і закінчуються в різний час?

•         Які джерела фінансування є? Наскільки вони різноманітні?

•         Чи є запасні варіанти фінансових та матеріальних коштів?

•         Чи відпрацьовані критерії результатів і їх оцінок?

•       Чи використовуються матеріальні ресурси централізовано - у декількох (або у всіх) програмах?

•       Як співвідносяться між собою витратна і доходна частини бюджетів? Чи достатньо збалансований бюджет?

•       Які види доходів має організація: пожертви, індивідуальні внески, прибуток від інвестувань, членські внески, донорська підтримка?

•         Наскільки ефективними були заходи по збору коштів?

В результаті аналізу фінансових і матеріальних ресурсів потрібно з'ясувати: чи є в організації фінансова стабільність? Наскільки збалансовані між собою різні джерела фінансування? В якому стані знаходиться приміщення? обладнання? Чи є в наявності необхідні технічні засоби?  В теорії управління вироблені критерії для оцінки існуючої   структури:

•       Ефективніша і менша

•       Ефективніші стосунки підпорядкованості

•       Зосередження на місії та стратегіях

•       Гнучка та чутлива до вимог часу

•       Відповідає культурі організації

Ці критерії необхідно враховувати при оцінці сильних та слабких сторін структури організації.

При аналізі функціональних елементів організації необхідно зосередити увагу на характеристиці стратегії, програм, політики, проектів. Важливо при цьому відповісти на питання:

•       Чи відповідають ці елементи місії організації?

•       Яка ефективність програм, що використовуються організацією?

•       Чи   конкуренто спроможні вони у порівнянні з тими програмами, що пропонуються на ринку збуту?

Аналіз організаційної культури дає відповіді на наступні питання:

• Якими правилами і нормами керується організація?

• Який вплив вони здійснюють на загальний психологічний фон організації?
На стиль керування і засоби прийняття тих чи інших рішень?

*   -  Азарова Т.В. Абрамов Л.К. Стратегічне планування діяльності НДО – Кіровоград:ЦПТІ, 2000 – 92 с., розділ 2.5.