Кропивницький, Україна adm.iscm@gmail.com

Висновки аудитів

Організація ефективної та безпечної онлайн-роботи

Карантинні обмеження ще тривають, але робота має продовжуватися. Специфіка діяльності громадських активістів відрізняється від звичайної трудової, адже на першому місці – комунікація. Існує величезна кількість можливостей для віддаленої роботи. Онлайн-інструменти - месенджери, календарі, хмарні сховища - відповідають всім основним завданням для організації продуктивної віддаленої роботи.

Онлайн комунікація

Обмін файлами, важливі повідомлення, інформування краще здійснювати через електронну пошту.  Найкраще користуватися Gmail - можливість того, що хто-небудь сторонній отримає доступ до ваших даних, досить низька. Обліковий запис Google автоматично захищає вашу особисту інформацію та забезпечує конфіденційність даних. У ньому доступні потужні функції безпеки, зокрема фільтри спаму, які блокують 99,9% небезпечних електронних листів ще до того, як ви отримуєте їх, а також персоналізовані сповіщення системи безпеки, які попереджають про підозрілі дії та веб-сайти зі шкідливим контентом.

Важливо також максимально убезпечити свою пошту і налаштувати двофакторну аутентифікацію, тільки не через sms-повідомлення. Провайдери мобільного зв'язку потенційно мають доступ до вашого номеру, і двофакторна аутентифікація, навпаки, стає чинником, що знижує безпеку пошти. Тому варто встановити і налаштувати додаток Google Authenticator, який буде генерувати спеціальний код кожного разу, коли ви будете входити в обліковий запис на новий пристрій.

На Gmail можна створити загальний ящик організації. Сервіс дозволяє делегувати доступ до аккаунту, а значить, перевіряти листи і відповідати на них зможуть кілька співробітників. Як налаштувати делегований доступ, дивіться в інструкції від Google. Не забудьте також встановити додаток Gmail на свій телефон, щоб оперативно отримувати листи і відповідати на них.

Обмін і редагування даних

Складно уявити віддалену роботу в команді без хмари для зберігання спільних даних. Знову ж таки, одним з кращих можна сміливо назвати «Google Диск».

Це хмарне сховище інформації, з якого можна зробити повноцінне віддалене робоче місце. Переглядати і редагувати файли можуть одночасно кілька осіб. Відкрити спільний доступ можна і до окремих Google документів. Використовувати можна як завгодно: редагувати і погоджувати тексти, вести замітки з онлайн-зустрічей, спільно складати плани заходів та контент-плани. Він пропонує щедрий запас безкоштовного простору - 15 ГБ, інтегрований з іншими продуктами Google і доступний в зручному інтерфейсі.

Трапляються випадки, коли вам необхідно разом наочно розглянути той чи інший документ. У цьому випадку можна скористатися додатком Zoom, у якому є функція демонстрації екрану. Так ви точно зрозумієте один одного й узгодите важливі моменти.

Ще один варіант скористатися додатком TeamViewer - рішення для безпечного робочого місця з можливістю мережевого управління. Завдяки службі віддаленого доступу і підтримки TeamViewer учасники робочої групи можуть ефективно працювати в команді, перебуваючи на відстані один від одного. Ви можете надати вашим колегам можливість взаємодіяти в будь-який час, за допомогою будь-яких пристроїв і на великій відстані. Але з додатком варто працювати обережно – надавайте доступи до вашого комп’ютера в особистій переписці з колегам, компетентність яких у вас не викликає сумнівів.

Контроль роботи над проєктом

Канбан (розробка) - це популярна методологія ведення проєктів, особливо в форматі віддаленої взаємодії. Кожне завдання в ній проходить певні етапи: наприклад, «В планах», «Виконується» і «Завершено». Зазвичай їх зображують у вигляді дощечок, між якими переміщують картки завдань. Виходить наочне відображення робочого процесу, тому багато сервісів для управління проектами в тій чи іншій мірі використовують елементи канбан. Мабуть, найкраще цю методологію реалізували в Trello - це інструмент, який відображає ваші проекти і завдання на спеціальних дошках. Це дозволяє завжди бути в курсі того, хто і над чим працює, який поточний статус виконання завдань тощо. Trello допоможе оптимізувати роботу як з лінійними списками завдань, так і з великими проектами і великими командами.

Отже, мережа інтернет сповнена різними програмами, додатками, які можна використовувати для віддаленої роботи. Але більшість з них не дуже підходить для громадських активістів, оскільки вони можуть бути платні, незрозумілі, небезпечні. Тому не забувайте про цифрову безпеку. При виборі сервісів звертайте увагу на юрисдикцію, тобто в якій країні розроблений продукт. А також на відсутність прив'язки до телефонним номером і підтримку шифрування.

 

Матеріал підготовлений в рамках проєкту “Інструменти розвитку місцевої активності в умовах кризи” , що реалізується Інститутом соціокультурного менеджменту за фінансової підтримки Black Sea Trust for Regional Cooperation a project of the German Marshall Fund

Відповідальність за інформацію, наведену у матеріалі, несуть автори.

ІСКМ